LIFE移行の再周知は、制度対応の管理体制を見直すきっかけになる
まだ移行できていない事業所への再周知が出ている
厚生労働省から、公益社団法人国民健康保険中央会運用LIFEへの移行に関する再度の周知が出ています。通知では、LIFEの運用主体が移行したことに伴い、まだ移行作業が完了していない事業所・施設に対して、速やかな対応が求められています。LIFEを引き続き利用し、LIFEへのデータ提出が必要な加算を継続して算定するには、移行期間内に作業を行う必要があるとされています。
むしろ考えたいのは、こうした通知が出たときに、介護事業所の中で誰が気づき、誰が確認し、誰が実際に対応するのかという点です。制度対応は、現場で毎日介護をしている職員には見えにくい仕事です。しかし、加算の算定や事業所運営には直接関係します。
LIFEの話だけで終わらせると本質を見落とす
LIFEは、科学的介護やデータ活用のための仕組みです。データを集め、今後の介護に活かそうとする方向性自体は理解できます。介護業界全体として、経験や感覚だけではなく、情報をもとにケアを考えていく流れは今後も続いていくはずです。
一方で、事業所側から見ると、LIFEはどうしても事務作業として受け止められやすい面があります。データを提出したからといって、目の前の利用者へのケアがすぐに変わる実感は持ちにくいからです。
だからこそ、今回の再周知は「LIFEの移行を忘れずにやりましょう」という話だけで終わらせない方がいいと思います。介護事業所が制度対応をどのように管理しているのかを見直すきっかけとして受け止める必要があります。
現場職員がLIFE移行通知を知らないのは自然なこと
現場の仕事と制度通知の確認は別の仕事
現場職員が今回のLIFE移行通知を認識していることは、ほとんどないと思います。もちろん、個人的に制度を勉強している職員や、加算に強い職員であれば知っている可能性はあります。しかし、通常の介護業務を中心に働いている職員が、厚労省の通知を日常的に追っているケースは多くないはずです。
これは、現場職員の意識が低いという話ではありません。介護職員の主な仕事は、利用者への直接支援です。送迎、入浴、排泄、食事、移動、見守り、レクリエーション、記録、家族へのちょっとした報告など、日々の業務だけでも相当な量があります。
その中で、LIFEの運用主体移行や移行作業の期限まで現場職員が把握しておくべきかというと、それは少し違うと思います。制度通知を確認し、加算への影響を判断し、必要な作業を進めるのは、現場介護とは別の管理業務です。
管理者が必ず担当するとも限らない
LIFEや加算関係の対応は、管理者が行うこともあります。管理者は、事業所の運営、人員配置、職員管理、家族対応、ケアマネジャーとの連携など、事業所の中で重要な役割を持っています。そのため、制度改正やシステム移行、加算管理も管理者が見ていると思われやすいかもしれません。
実際にどこまで管理者が担当しているかは、法人や事業所によって違います。管理者が直接確認している場合もあれば、事務員、法人本部、統括担当者などが対応している場合もあります。管理者兼相談員兼介護職員のような人が対応している場合でも、その人は「介護職員として」ではなく、「管理者として」対応していると考える方が自然です。
ここを曖昧にすると、責任の所在が見えにくくなります。管理者が見ていると思っていたが、実際には本部からの指示待ちだった。本部は管理者が対応していると思っていた。こうなると、制度対応は結局「気づいた人がやる仕事」になってしまいます。
制度対応は「誰かがやっているはず」では危ない
大きな法人では仕事として管理されやすい
大きな法人であれば、複数の事業所をまとめて見る統括担当者や、本部で加算、申請、法改正、補助金、助成金などを確認する人がいる場合があります。そのような体制がある法人では、今回のような通知も、担当者が確認し、各事業所へ指示を出す流れが作られていることが多いと思います。
制度対応は「余裕があればやるもの」ではありません。仕事としてやるものです。通知を確認し、対象事業所を把握し、期限を確認し、未対応の事業所へ連絡する。こうした流れが、法人内の業務として組み込まれています。
もちろん、大きな法人だから必ず完璧というわけではありません。事業所数が多ければ、それだけ確認や連絡の手間も増えます。ただ、少なくとも「誰が見るのか」が決まっている法人では、制度対応が個人の気づきだけに左右されにくくなります。
問題は担当者が決まっていない事業所
問題になりやすいのは、制度対応を見る担当者がはっきりしていない法人や事業所です。代表者は「管理者が見ているはず」と思っている。管理者は「事務員が確認しているはず」と思っている。事務員は「本部から指示が来るはず」と思っている。こうなると、誰も本当の意味では責任を持っていない状態になります。
LIFEの移行作業が終わっていない事業所があることは、現場感覚として十分あり得ると思います。特に年度始まりから7月頃は、処遇改善の実績報告や各種申請などが重なりやすく、制度対応が詰まりやすい時期です。
分かっていても後回しになることはあります。さらに、担当者が決まっていなければ、そもそも「やらなければいけない」という感覚すら持たれない可能性もあります。これはLIFEに限った話ではなく、処遇改善、加算届、実績報告、指定更新、変更届など、介護事業所の制度対応全般に関わる問題です。
小規模事業所ほど制度対応の負担は見えにくい
小規模だから制度対応が少ないわけではない
小規模事業所では、制度対応のしわ寄せが管理者や事務員に行きやすいです。専門の担当者を雇う余裕がない場合、通常業務の合間に、加算、申請、LIFE、処遇改善、実績報告などを確認しなければなりません。
ここで大事なのは、小規模だから制度対応が少なくなるわけではないということです。利用者数や職員数が少なくても、介護保険事業所として求められる届出や確認はあります。加算を算定していれば、その要件確認も必要になります。LIFEへのデータ提出が関係する加算を取っていれば、今回のような移行作業も無関係ではありません。
むしろ限られた人数で対応するため、一人あたりの負担は大きくなります。管理者が現場に入り、相談員業務も行い、送迎にも出て、そのうえで制度通知を確認するような事業所では、制度対応が後回しになることは十分考えられます。
兼務している人ほど確認できる時間が限られる
今回の通知では、移行作業に関する問い合わせ先としてヘルプデスクが示されていますが、電話での問い合わせは受け付けていないとされています。
この点については、一概に悪いとは言えません。電話で直接確認できる方が分かりやすい事業所もあります。特に、システム操作に慣れていない人にとっては、画面を見ながら説明してもらいたい場面もあると思います。
一方で、管理者や相談員が日中に現場へ入っている事業所では、電話できる時間に問い合わせできないこともあります。送迎、入浴、フロア対応、家族連絡、ケアマネジャー対応が重なる中で、決まった時間に電話をかけるのが難しいこともあります。
LIFE移行は加算管理と事業所運営の問題でもある
データ提出が必要な加算を続けるなら確認が必要
今回の通知では、LIFEを引き続き利用し、LIFEへのデータ提出が必要な加算を継続して算定するためには、移行期間内に移行作業を行う必要があるとされています。
つまり、これは単なるシステムのお知らせではありません。LIFEに関係する加算を算定している事業所にとっては、加算管理の問題でもあります。移行作業が終わっていないことで、データ提出や加算算定に影響が出る可能性があるなら、事業所として軽く見ることはできません。
現場職員からすれば、LIFEの移行作業は日々のケアとは距離があるように感じるかもしれません。しかし、法人や管理者側から見れば、加算の継続、請求、収益、運営管理に関わる話です。だからこそ、現場任せではなく、管理側が責任を持って確認する必要があります。
去年できていたことが今年もできているとは限らない
以前からLIFEを運用していた事業所でも、今回の移行作業を確実に追えているとは限りません。去年まで問題なくLIFEを使っていたとしても、運用主体が変わり、移行作業が必要になれば、別の確認が必要になります。
だからこそ、介護事業所では「去年もやっていたから大丈夫」ではなく、「今年は何が変わっているのか」を確認する役割が必要です。ここが個人の記憶や経験だけに頼っていると、担当者が変わった瞬間に対応が抜ける危険があります。
制度対応を個人任せにしない体制が必要
法人代表や役員が把握すべきこと
今回のLIFE移行の再周知で、法人代表や役員、管理側に一番考えてほしいのは、「自分の法人でこうした制度対応を誰が見ているのか」ということです。
現場職員がLIFE移行通知を知らないのは自然です。管理者が知らない場合も、事業所の役割分担によってはあり得ます。しかし、法人や事業所として「誰かがやっているはず」で済ませるのは危険です。
制度対応は、気づいた人の善意で回す仕事ではありません。通知を確認する人、対応が必要か判断する人、実際に作業する人、完了したか確認する人を決めておかなければ、どこかで抜けます。特に介護事業所は、日々の現場対応が優先されやすいため、期限のある事務手続きほど後回しになりやすい面があります。
LIFE移行をきっかけに管理体制を見直す
今回のLIFE移行は、ひとつのシステム手続きに見えるかもしれません。しかし、その裏には、介護事業所が制度変更や通知にどう対応しているのかという問題があります。
LIFEだけを見れば、今回の移行作業を完了させれば一旦終わる話かもしれません。しかし、介護保険制度の中で事業を続ける以上、今後も同じような通知や変更は出てきます。加算の要件、申請の方法、報告の期限、システムの変更など、確認しなければならないことは続きます。
今回のLIFE移行の再周知は、単なるシステム手続きの話ではありません。介護事業所が制度対応を誰の責任で管理しているのかを見直すきっかけになります。現場職員の努力だけで事業所は回りません。制度対応を個人任せにせず、法人や事業所として管理する体制を作っておくことが必要です。